Les archives publiques sont :

Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publics. Les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public.

Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels.

Les archives publiques sont imprescriptibles, elles font partie du domaine
mobilier et ne peuvent être ni aliénées ni détruites sans autorisation de l'Etat.

Faire un versement aux Archives départementales, c'est y transférer les documents qui ne sont plus d'un usage courant pour le producteur et qui doivent être définitivement conservés.

Lister les dossiers selon leur sort final :

• destruction
• versement

Tout dossier doit être identifié au minimum par un intitulé ou un titre (identification de l'action et de l'objet sur laquelle elle porte)  et par des dates extrêmes (date d'ouverture et de clôture du dossier).

Vous avez décidé de verser

- éliminer les doubles et autres papiers inutiles, enlever les élastiques, trombones, pochettes plastiques...

- mettre en ordre les dossiers intellectuellement :pour permettre de retrouver un dossier, il faut lui donner une dénomination précise, l'analyse doit répondre aux questions suivantes :

                               quel est l'objet du dossier ?

                               quelle est l'action administrative ? 

                               de quel type de dossier s'agit-il ?

                               mon analyse est-elle compréhensible par quelqu'un d'étranger au service ?
                                (développer les sigles au moins une fois)

Pour vous aider :

- Nous vous proposons d'utiliser l'Instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009, concernant :

Le tri et la  conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales

Lien direct pour consulter en ligne cette instruction sur le site des Archives de France :  ICI


- Contactez directement aux  Archives départementales de l'Indre :

Contacts :     
Dominique Vilain :
tel 02 54 27 85 57
dvilain@cg36.fr

Thierry Delattre :
tel 02 54 27 90 04
tdelattre@cg36.fr

• Téléchargez ici, un bordereau de versement déjà rempli à titre d'exemple (fichier Pdf - 0,6 Mo)
  
  
• Télécharger ici votre  bordereau de versement (fichier Word - 0,5 Mo)
  

 
  Eviter d'employer des notions floues telles que " etc ", " affaires diverses", " affaires générales ", 
                                                                      " divers ", qui ne sont pas exploitables.

  Un bordereau de versement permet d'identifier clairement les dossiers afin de faciliter les recherches futures. Une fois versés aux Archives départementales, vos dossiers restent toujours à votre disposition. N'hésitez pas à en demander le prêt.

Préparation matérielle

Mettre en ordre les dossiers matériellement : les conditionner en boîtes solides numérotées de 1 à l'infini ; ne pas hésiter à scinder un dossier en plusieurs boîtes pour ne pas forcer. La largeur préconisée des boîtes est de 8 à 12 cm ; ne jamais dépasser 15 cm.

  Attention !!! 

 Aucun transfert d'archives ne pourra se faire sans bordereau de versement correctement rempli

• quand éliminer ?

  dès l'expiration de la durée d'utilité administrative

• comment éliminer ?
  
  

Téléchargez ici, le bordereau délimination (fichier Word - 0,1 Mo)


Etablir en deux exemplaires un bordereau d'élimination (un exemplaire sera conservé aux Archives départementales et un exemplaire sera conservé par le service)

Ce bordereau doit contenir une description des documents, les dates extrêmes, la référence aux textes réglementaires et indiquer le métrage linéaire.

Il est important de conserver le bordereau d'élimination : il authentifie le respect de la procédure d'élimination et reste le seul témoin de l'existence passée d'un document.

Contact :

email : versements_archives.indre@cg36.fr